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Best Practice Dokumentenmanagement

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1. DMS-Broschüre
Die Öffentliche Verwaltung braucht DMS. Dies ist die Kernaussage der im März 2006 veröffentlichen DMS Broschüre des Landes Hessen. In dieser Broschüre werden kurz alle relevanten Themen rund um die landesweite Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in Hessen zusammengefasst. In ihr wird hauptsächlich die grundsätzliche Funktionsweise eines DMS, die angewandte Einführungsstrategie, die Einbindung der Fachverfahren und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines DMS im Land Hessen dargestellt. Darüber hinaus sind Abbildungen des im Land gebräuchlichen DMS-Programms DOMEA® von besonderer Bedeutung. Mittlerweile liegt die Broschüre in der Ausgabe von 2010 vor. 

2. DMS-Projektstruktur
Für die Steuerung eines der vier größten Projekte im E-Government-Umfeld des Landes Hessen ist eine effiziente Planung und Durchführung nur durch einen klar strukturierten Projektaufbau realisierbar. Das vorliegende Dokument stellt die Projektstruktur des DMS-Projektes mit seinen vier Kernkompetenzen klar dar. Diese sind im Einzelnen: Konzeption und Architektur, Customizing und Entwicklung, Einführung und Betriebsvorbereitung. Detailliertere Einsicht erhalten Sie durch den PDF-Download.

3. E-Learning-Konzept für DOMEA®
Dieses Konzept dient zur Erstellung einer E-Learning-Plattform für das in Hessen verwendete DMS-Programm DOMEA®. E-Learning gilt als anerkannte Methode, vorher erlerntes Wissen interaktiv zu ergänzen und Unsicherheiten im Umgang mit neuen Technologien zu beseitigen. Dieses Angebot wird den DOMEA®-Anwendern additiv zu konventionellen Schulungsseminaren angeboten. Die kürzlich eingerichtete Plattform ist unter der Internetseite http://www.e-learning.hessen.de/ zu erreichen. Hier können allgemeine Hinweise zum Thema E-Learning sowie weitere E-Learning-Angebote wie Einführung in die Prinzipien des Datenschutzes oder Einweisung in SAP für Mitarbeiter der Landesregierung abgerufen werden. Der spezielle DOMEA®-Online-Kurs kann allerdings nur mit einem validen Login eingesehen werden und wird vornehmlich von DMS-Anwendern in Hessen benutzt.

4. DOMEA®-Anwenderhandbuch (Teil 1 und Teil 2)
Umfangreiches Handbuch über die Funktionsweise des DMS für den Sachbearbeitungsprozess in der Öffentlichen Verwaltung. In Hessen wird diese Software als MDC (Muster DMS Client) bezeichnet. Der MDC beinhaltet hessenspezifische Anpassungen, die vom Standardprodukt DOMEA® der Firma Open Text GmbH abweichen. Inhaltlich wird im DOMEA® – Anwenderhandbuch unter anderem beschrieben, wie im MDC recherchiert, Dokumente bearbeitet, Akten, Vorgänge und Dokumente weitergeleitet und Dateien importiert werden können.

5. DOMEA®-Berechtigungskonzept
Ein wichtiger Bestandteil eines DMS ist die Zugriffskontrolle der im System hinterlegten Daten. Besonders schützenswürdige Daten wie zum Beispiel Religionszugehörigkeit, ethnische oder genetische Herkunft einer Person müssen vor Unbefugten geschützt werden. Des Weiteren muss festgelegt werden, welcher Personenkreis Dokumente erstellen, löschen und bearbeiten darf. Zu diesem Zweck gibt es Berechtigungsfreigaben bzw. -sperrungen, die personenbezogen und rollenbezogen vergeben werden. Zur Einführung von DOMEA® im Bereich der Sachbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung wurde zu diesem Zweck ein Standard-Rechtekonzept erarbeitet. Anhand dieses Konzeptes können Rechtezuordnungen im System vorgenommen werden, um den reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten. Das Konzept stellt einen Standard dar, von dem je nach Ministerium Abweichungen möglich sein können.

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